Wachtlijst
 
Aangezien het aantal aanmeldingen bij veldvoetbal het aantal beschikbare plaatsen overtreft is er een lijst gemaakt waarop alle personen die inschrijven voor veldvoetballen terecht komen. De plaatsingen verlopen strict volgens de wachtlijst-volgorde.
 
Deze wachtlijst kent drie grote secties, te weten:
  • Zondag senioren, gesorteerd op inschrijfdatum
  • Zaterdag senioren, gesorteerd op inschrijfdatum
  • Jeugd
    • onderverdeeld per geboortejaar
    • per geboortejaar vier categorieen, te weten:
      • AAA: op uitnodiging veldvoetbalbestuur
      • FAM: gezinslid van veldvoetbalspeler
      • XXX: afkomstig uit ons verzorgingsgebied
      • ZLS: afkomstig van buiten ons verzorgingsgebied.
    • binnen deze categorieen gesorteerd op inschrijfdatum.
De categorie AAA, bestaat uit inschrijvers die uitgenodigd zijn door het veldvoetbalbestuur. Het veldvoetbal bestuur nodigt inschrijvers uit vanwege de volgende redenen:
  • spelers van buiten met toegevoegde waarde voor Hercules (dus ook geen verdringing van Hercules spelers). Aantal wordt bepaald door bestuur na voorstel TC. Hierbij wordt gekeken naar het 'gewenste niveau', prognose gelijk blijvend niveau en niveau omhoog.
  • een speler die lid is van Hercules is geweest en terugkomt van een BVO
  • op een gemotiveerd verzoek van het hoofdbestuur / sponsorcommissie
  • wegens humanitaire redenen. Dit zijn incidentele gevallen waarbij een pleegkind, asielzoeker of welzijnszorgkinderen om redenen geplaatst moet worden.
De uiteindelijke goedkeuring (vooraf natuurlijk!) wordt gegeven door de secretaris van het veldvoetbalbestuur waarbij het betreffende bestuurslid Jeugd / Senioren bepalend is.
 
Meisjes hebben bij plaatsing voorrang boven jongens.
 
De categorie FAM bestaat uit inschrijvers waarvan een gezinslid al bij Hercules voetbalt. Gezien de gemeleerde samenstelling van sommige gezinnen is het moeilijk een sluitende definitie van gezinslid te geven. Een voorwaarde is dat adres, postcode en telefoon identiek moeten zijn. Het afdelingssecretariaat wijst deze categorie toe n.a.v. de inschrijving en vraagt bij twijfel na bij betrokkenen. De reden voor het instellen van deze categorie is gelegen in de overweging dat iemand die al een kind bij Hercules heeft spelen niet verwezen moet worden naar een lange wachtlijst of een andere club. We lopen dan het risico dat spelers om die reden naar ene andere club vertrekken en zo onze investering teniet gaat.
 
De indeling tussen de categorieen wordt gemaakt op basis van een door het veldvoetbalbestuur vastgestelde verzorgingsgebied. Dit verzorgingsgebied is gekozen conform de postcode grenzen. De overwegingen om een postcode tot het verzorgingsgebied te rekenen zijn: het aantal spelers dat bij Hercules speelt uit die postcode, de afstand tot Hercules en andere clubs. De lijst postcodes van ons verzorgingsgebied is elders in het rode boekje te vinden.
 
Het afdelingssecretariaat houdt wijzigingen in de gegevens van de wachtlijsters bij.
 
Zodra het duidelijk is dat er een of meer plaatsen in teams beschikbaar zijn, stuurt het afdelingssecretariaat kandidaten voor de plaatsen aan de lettercoordinator / wedstrijdsecretaris, eventueel vergezeld van een advies over het team.
 
Van de Coordinator ontvangt het afdelingsecretariaat wat er met de wachtlijster moet gebeuren:
  • Plaatsen in een team
  • Weigeren te starten, maar wel op wachtlijst blijven
  • Afvoeren van wachtlijst.


Plaatsen in team 

Bij het plaatsen in een team wordt door het afdelingssecretariaat de inschrijver en de ledenadministratie geinformeerd dmv IVAM e-mails.
 
stap 1: De ledenadminsitratie voert de inschrijver in in de LA en in de KNVB admi (voor competitiespelers) en controleert of overschrijvingsformulier en spelerspasaanvraag, voor zover van toepassing, in orde zijn. De LA informeert het afdelingssecretariaat of de speler geplaatst kan worden.
 
stap 2: Zodra e.e.a in orde is kijgt de inschrijver en de LC/WS via IVAM te horen in welk team de inschrijver ingedeeld is, een advies om zich te abonneren op Hercules Nieuwsbrieven, of hij een spelerspas moet aanvragen, de Argonaut en dat hij voor verdere informatie terecht kan bij de LC/WS. De WS/LC kan alsdan de teamleider informeren.
 
stap 3: Pas dan mag een inschrijver starten met voetballen en trainen.
 
Als het evident is dat de inschrijving bij de KNVB gaat lukken dan kunnen de stappen 1,2 en 3 in een klap worden uitgevoerd. Het moet echter vermeld worden dat "contributie vluchtelingen" niet invullen dat ze reeds bij een andere club ingeschreven zijn geweest. In die gevallen komt dat pas bij de inschrijving in de KNVB admi naar voren dat deze inschrijver overschrijving moet aanvragen (en waarschijnlijk niet zal krijgen). Het is dan ook onhandig dat in dat geval de inschrijver reeds gestart is met voetballen en geen behoefte meer heeft om de overschrijving te regelen. Vandaar deze drie stappen procedure.
 
Weigeren te starten
 
Er kunnen diverse redenen zijn dat inschrijvers die aan de beurt zijn, niet willen of kunnen starten. Dat is een moeilijke situatie. Enerzijds kan door de lange wachttijd de inschrijver een andere activiteit hebben op de speel- of trainingstijden van het veldvoetbal. Anderzijds kunnen we geen plaatsen in teams of op de wachtlijst reserveren totdat een inschrijver eindelijk bereid is te starten. Vandaar dat de volgende regeling, na interne discussie, tot stand gekomen is.
 
Bij weigering schuift de inschrijfdatum van de inschrijver op naar de eerst volgende januari of juli (de instroommomenten) die volgt op de inschrijfdatum. Voorbeeld: inschijfdatum is 2-2-2002, bij opvolgende weigeringen wordt de inschrijfdatum 1-7-2002, 1-1-2003, 1-7-2003 enz. Hierdoor laat de inschrijver de inschrijvers tot het eerst volgende instroommoment voorgaan. Na twee of drie weigeringen staan de meeste weigerende inschrijvers aan de onderkant van de wachtlijst.
 
Weigeraars in de categorieen AAA en FAM, verliezen deze status bij eerste weigering en komen dan in de categorie XXX of ZLS.
 
In 2010 wordt IVAM aangepast om dergelijke aanpassingen aan de inschrijver per e-mail te bevestigen.
 
Afvoeren van de wachtlijst
 
In dat geval wordt de inschrijving doorgehaald.
In 2010 wordt IVAM aangepast om dergelijke aanpassingen aan de inschrijver per e-mail te bevestigen.