Uitschrijven bij veldvoetbal
 
Proces
  •  Uitschrijven of opzeggen bij Hercules Veldvoetbal kan via het wijzigingsformulier*1 op onze website.

DIt formulier is te vinden via de keuzes USV Hercules / Ledenadministratie of via deze link http://www.usvhercules.nl/forms/default.aspx?fid=52

Het formulier is gelijk voor alle afdelingen.
  • Zodra de inschrijver de knop "verzenden" drukt wordt het formulier per e-mail doorgestuurd aan de ledenadministratie.
  • Een kopie gaat aan het afdelingssecretariaat waar het in TINDEL verwerkt wordt. Indien het om een individuele afmelding gaat wordt de wedstrijdsecretaris/ lettercoordinator geinformeerd. Deze kan dan indien wenselijk de teamleider informeren.*2
  • De ledenadministratie werkt de LA admi bij, meldt de speler af bij de KNVB en stuurt hem/haar een e-mail bevestiging van de uitschrijving binnen een aantal dagen (typische de volgende werkdag of in vakantietijd maximaal 21 dagen).
  • De wijzigingsmail en de bevestigingsmail worden op de ledenadministratie gearchiveerd voor latere referentie en bewijsvoering bij klachten.

  • Overschrijven naar andere club

Indien spelers Hercules verlaten om naar een andere club te gaan, zullen ze bij hun nieuwe club een overschrijvings formulier moeten inleveren dat getekend is door Hercules.
 
Voor pupillen is het overschrijvingsformulier een "pupillenspeelgerechtigheidsformulier" (en dat staat er daadwerkelijk op!)
Voor alle anderen is er een blauw overschijvingsformulier.
Hercules heeft voor spelers die naar Hercules komen de formulieren op het web beschikbaar gesteld, met de gegevens van Hercules al ingevuld. Afdrukken, invullen en laten ondertekenen is dan voor nieuwe Herculanen voldoende. (zie ook op onze website onder overschrijven)
 
De formele procedure voor zulk een overschrijvingsformulier is de volgende:
  • De nieuwe club verstrekt de speler een blanco formulier*3;
  • De speler vult het formulier volledig in en ondertekent het;
  • De speler spreekt met het afdelingsecreatriaat een gelegenheid af om het formulier te laten ondertekenen;
  • Het afdelingssecretariaat*4 verstrekt de speler alsdan een ledenmutatiekaart, zijn spelerspas en ondertekent het overschrijvingsformulier, nadat intern gecontroleerd is dat de speler geen contributieachterstand heeft en alle verplichtingen (bv selectiekleding) heeft ingeleverd;
 
 

Ratio
 
Ad *1    Waarom alleen uitschrijven via formulier op website?
Naast de voordelen die reeds bij het inschrijven genoemd zijn, heeft het gebruik van het formulier het voordeel dat voor leden die meer dan een sport doen de administraties niet door elkaar komen. De uitschrijver moet namelijk aangeven of de opzegging alleen voor veldvoetbal is of voor alle andere sporten ook.
 
 
Kunnen we niet flexibel zijn en ook bij tekenen van de blauwe KNVB overschrijvingsformulieren naar een andere club of andere manieren van opzeggen accepteren om een lid af te melden?
In een aantal gevallen kan het afdelingssecretariaat overgaan tot "ambshalve" uitschrijven van een speler. Dat is van toepassing bij de jaarlijkse nieuwe teamindelingen proces, of bij royement wegens wanbetaling of wanneer mededelingen aan het afdelingssecretariaat voldoende "gewicht" hebben om aan te nemen dat de speler daadwerkelijk stopt. Deze flexibele manier van uitschrijven wordt gehanteerd omdat dergelijke spelers, die ons verlaten, niet erg gemotiveerd zijn om ook de administratie netjes af te werken. Toch willen we naar de spelers toe alleen bekend maken dat uitschrijven alleen via het WEB kan. Dat levert ondubbelzinnige informatie op en het is naderhand bewijsbaar. Het "ambshalve" uitschrijven kan alleen via het afdelingssecretariaat lopen omdat deze een inhoudelijk toetsing moet doorvoeren en tevens de reden vastlegd in het archief, zodat bij klachten adekwaat gereageerd kan worden. Rechtstreekse afmelding aan de ledenadministratie worden dan ook niet geaccepteerd.
 
Ad *2  Waarom wordt teamleider niet gelijk geinformeerd van een opzegging?
De teamleider moet geinfomeerd worden via de lettercoordinator aangezien het afdelingssecretariaat geen bestand van teamleiders bezit.
 
Ad *3   Waarom moet de nieuwe club het formulier verstrekken als wij ook een blanco hebben?
Het belangrijkste argument is administratieve hygiene. Stel de speler is nog niet welkom bij de nieuwe club (wachtlijst) en Hercules verstrekt een formulier en ondertekend het. De speler levert het formulier niet in, maar stuurt het naar de KNVB. Dan krijgt de nieuwe club plots van de KNVB de mededeling dat de speler voor die club ingeschreven is en heeft die club een probleem. Zeg niet dat het niet voorkomt want wij hebben zo enkele spelers gekregen, zonder dat we er om gevraagd hadden.
Verder zijn die formuliere schaars. Wij moeten ze halen bij de KNVB voor de spelers die naar Hercules toekomen. We hoeven de verlaters het niet te makkelijk te maken en formulieren kosten geld.
 
Ad *4    Waarom mag alleen het afdelinssecretariaat overschrijvingsformulieren tekenen? 
In het verleden hebben diverse functionarissen van Hercules overschrijvingsformulieren getekend, met of zonder medeweten van de ledenadminsitratie en/of afdelingssecretariaat. Hierdoor zijn de administarties niet meer goed gesynchroniseren en dat is een zeer ongewenste situatie. Vandaar dat hier staat dat slechts de afdelingssecretariaat de overschrijving mag tekenen. Indien het vanwege efficientie dringend wenselijk is dat iemand anders dat doet, dan kan dat slechts nadat hierover met het afdelingssecretariaat is overlegd.