Inschrijver plaatsen in een team
 
Deze procedure gaat over het plaatsen van individuele spelers in een team, doordat er een plaats is (vrijgekomen). De procedure om aan het eind van het seizoen een nieuwe teamindeling voor alle spelers te maken staat elders in het Rode Boekje.
 
Samenvatting 
Stap Omschrijving Wie

1

Plaats vrijgekomen , vraag top van de wachtlijst LC

2

Meldt top 3 van dewachtlijst AS

3

Kennismaking met inschrijver LC

4

Besluit over wel of niet toelaten LC

5a

Starten in Team AS

5b

Weigeren te starten AS

5c

Niet plaatsen en afvoeren van wachtlijst AS
Procedure
 
stap 1
Coördinator komt tot de conclusie dat er in een team een plaats voor een nieuwe speler is. Crd meldt dat aan het afdelingssecretariaat met het verzoek de top drie van de wachtlijst te sturen. Belangrijk is het om het geboorte jaar en team te melden.
stap 2
Het afdelingssecretariaat stelt kandidaten voor te plaatsen aan de coordinator, eventueel vergezeld van een advies over het team. De kandidaten zijn meestal de top drie van de wachtlijst voor dat geboortejaar. Hierbij wordt wel bekeken of er inschrijvers zijn die onlangs geweigerd hebben. Het afdelingssecetariaat controleert ook de volgorde wat betreft het verzorgingsgebied (postcode). De Crd hoeft hier gaan aandacht aan te geven.
 
Stap 3
De Crd bepaalt of de speler in het team past waarin plaats is.  Dit doet de Crd door de inschrijver uit te nodigen voor een kennismakingsgesprek. Voor jeugdspelers is het noodzakelijk dat een van de ouders of verzorgers bij het gesprek aanwezig is. Dus ook bij de A en B jeugd! In dit gesprek kunnen de volgende onderwerpen aan de orde Komen (zie ook checklijst ):
  1. Wat is de verwachting van de inschrijver ?
  2. Wat kan Hercules en het team bieden ?
  3. Hoe is het geregeld bij Hercules, kwa  organisatie, contributie, gang van zaken bij training en wedstrijden (zie ook de Argonaut)
  4. Wat kan de? speler/ouder doen aan vrijwilligerstaken?
  5. Hoe nu verder?
  6. Overschrijven en spelerspas.
 stap 4
 Tijdens het kennismakingsgesprek kan de Crd bepalen wat er gaat gebeuren:
    • toelaten,
    • niet toelaten,
    • verder overleg binnen bestuur.
De Crd deelt dat aan de inschrijver (ouder) mee.
Achtergrond hierbij is dat tijdens het gesprek moet blijken of de inschrijver bij Hercules en het team past. Indien blijkt dat een speler alleen selectie wil spelen, overdreven verwachtingen heeft van de samenwerking met FC Utrecht, alleen wil keepen, slecht een maal in de 3 weken kan spelen, niets voor de vereniging wil doen, geen e-mail heeft en geen Nederlands spreekt, kan dit reden zijn het gesprek bij punt 1 of 2 af te sluiten en niet over te gaan tot plaatsen. De optie "Overleg" geeft de Crd de mogelijkheid de zaak te overdenken en daarna alsnog tot niet toelaten over te gaan.

stap 4a
Om de diverse administratieve procedures sneller te kunnen doorlopen is het van belang dat als de Crd besluit tot toelaten, dat dan gelijk geregeld wordt dat de inschrijver indien nodig zijn overschrijving en spelerspas regelt.
 
Overschrijven is altijd nodig als een speler de afgelopen vier jaar [4] bij een andere club heeft gespeeld, getrained of op de wachtlijst heeft gestaan (sommige clubs voeren een spelers bij inschrijven direct in bij de KNVB op te voorkomen dat hij bij een andere club gaat spelen).  Hoe men moet overschrijven staat op het openbare gedeelte van onze website alwaar ook de formulieren gedownload kunnen worden. Wellicht is het eengoed idee om de formulieren tijdens het gesprek mee te nemen. Voor pupillen (DEF) een KNVB pupillenspeelgerechtigheidsformulier, voor alle andere een blauw KNVB overschrijvingsformulier. (te downloaden op onze website)
 
Een spelerspas aanvragen hebben we bij Hercules eenvoudig geregeld. Het enige dat alle spelers [ senioren, ABCD jeugd] moeten doen is een recente (pas)foto 3*4 cm (kleur/zwartwit) te voorzien op de achterzijde van ACHTERNAAM en Geboortedatum (met JAARTAL!) en deze op te sturen naar houten. Het geheel staat uitvoerig op onze website.
 
stap 5
Van de Crd ontvangt het afdelingsecretariaat wat er met de wachtlijster moet gebeuren door het terug sturen van een mail per kandidaat:
    • starten in een team
    • Weigeren te starten, maar wel op wachtlijst blijven
    • Afvoeren van wachtlijst.


5a, Starten in team 

Bij het plaatsen in een team wordt door het afdelingssecretariaat de inschrijver en de ledenadministratie geinformeerd dmv IVAM e-mails.
 
stap 1: De ledenadministratie voert de inschrijver in in de LA en in de KNVB admi (voor competitiespelers) en controleert of overschrijvingsformulier en spelerspasaanvraag, voor zover van toepassing, in orde zijn. De LA informeert het afdelingssecretariaat of de speler geplaatst kan worden.
 
stap 2: Zodra e.e.a in orde is kijgt de inschrijver en de Crd via IVAM te horen in welk team de inschrijver ingedeeld is, een advies om zich te abonneren op Hercules Nieuwsbrieven, of hij een spelerspas moet aanvragen, de Atlas en dat hij voor verdere informatie terecht kan bij de Crd. De Crd kan alsdan de teamleider informeren.
 
stap 3: Pas dan mag een inschrijver starten met voetballen en trainen.
 
Als het evident is dat de inschrijving bij de KNVB gaat lukken dan kunnen de stappen 1,2 en 3 in een klap worden uitgevoerd. Het moet echter vermeld worden dat "contributie vluchtelingen" niet invullen dat ze reeds bij een andere club ingeschreven zijn geweest. In die gevallen komt dat pas bij de inschrijving in de KNVB admi naar voren dat deze inschrijver overschrijving moet aanvragen (en waarschijnlijk niet zal krijgen). Het is dan ook onhandig dat in dat geval de inschrijver reeds gestart is met voetballen en geen behoefte meer heeft om de overschrijving te regelen. Vandaar deze drie stappen procedure.
 
5b, Weigeren te starten
 
Er kunnen diverse redenen zijn dat inschrijvers die aan de beurt zijn, niet willen of kunnen starten. Dat is een moeilijke situatie. Enerzijds kan door de lange wachttijd de inschrijver een andere activiteit hebben op de speel- of trainingstijden van het veldvoetbal. Anderzijds kunnen we geen plaatsen in teams of op de wachtlijst reserveren totdat een inschrijver eindelijk bereid is te starten. Vandaar dat de volgende regeling, na interne discussie, tot stand gekomen is.
 
Bij weigering schuift de inschrijfdatum van de inschrijver op naar de eerst volgende januari of juli (de instroommomenten) die volgt op de inschrijfdatum. Voorbeeld: inschijfdatum is 2-2-2002, bij opvolgende weigeringen wordt de inschrijfdatum 1-7-2002, 1-1-2003, 1-7-2003 enz. Hierdoor laat de inschrijver de inschrijvers tot het eerst volgende instroommoment voorgaan. Na twee of drie weigeringen staan de meeste weigerende inschrijvers aan de onderkant van de wachtlijst.
 
Weigeraars in de categorieen AAA en FAM, verliezen deze status bij eerste weigering en komen dan in de categorie XXX of ZLS.
 
In 2010 wordt IVAM aangepast om dergelijke aanpassingen aan de inschrijver per e-mail te bevestigen.
 
5c, Afvoeren van de wachtlijst
 
In dat geval wordt de inschrijving doorgehaald.
In 2010 wordt IVAM aangepast om dergelijke aanpassingen aan de inschrijver per e-mail te bevestigen.