Inschrijven bij veldvoetbal
 
Proces
 
  • Inschrijven of aanmelden bij Hercules Veldvoetbal kan uitsluitend en alleen via het formulier*1 op onze website.

DIt formulier is te vinden via de keuzes USV Hercules / Ledenadministratie of via Veldvoetbal / Lid worden of via deze link http://www.usvhercules.nl/forms/default.aspx?fid=14.

Het formulier is in grote mate gelijk voor alle afdelingen, alleen worden er op pagina 2 en 3 specieke vragen gesteld die betrekking hebben op veldvoetbal.

  • Zodra de inschrijver de knop "verzenden" drukt wordt het formulier per e-mail doorgestuurd aan het afdelingssecretariaat.
    Een copie gaat als backup aan de ledenadministratie waar het uitsluitend wordt gearchieveerd.
  • Het afdelingssecretariaat plaatst de inschrijver op de wachtlijst*2 en stuur hem/haar een e-mail bevestiging van de inschrijving binnen een aantal dagen (typische de volgende werkdag of in vakantietijd maximaal 21 dagen).

    Deze bevestiging "IVAM: Welkom bij Hercules Voetbal" vertelt de inschrijver dat:
    • hij op de wachtlijst staat en dat zodra er plaats is de Letter Coordinator / Wedstrijdsecretaris contact opneemt.
    • Als de wachttijd groter is dan geschat 18 maanden, dan wordt de verwachtte wachttijd in de mail vermeldt.
    • Als de inschrijvert buiten ons verzorginggebied woont en de wachttijd lang is, krijg hij het advies om een andere club te zoeken, c.q bij zijn eigen club te blijven.
  • De inschrijvingsmail en de IVAM mail worden op het afdelingssecretariaat gearchiveerd voor latere referentie en bewijsvoering bij klachten*3

Ratio
 
Ad *1    Waarom alleen inschrijven via formulier op website?
 De voordelen van het formulier zijn:
    • De gegevens worden door de inschrijvert ingevoerd en behoeven niet overgetiept te worden. Dat voorkomt fouten bij het lezen en tiepen van de gegevens, alsmede ontlast het een vrijwilliger.
    • Het formulier controleert of alle benodigde gegevens ingevoerd zijn. Ontbreken er zaken dan kan er niet verder ingeschreven te worden. Hierdoor weten we zeker dat alle informatie er is (bv identiteitsdocument en nummer daarvan).
    • De routing van het formulier is bepaald en heeft geen kans omwegen te bewandelen, waardoor een of meer processtappen worden overgeslagen. Verder kan er bij wisseling van het afdelingssecretariaat snel naar de nieuwe vrijwilliger worden omgezet.
    • Aangezien alle informatie van veldvoetbal via e-mail en website verloopt, weten we dat een inschrijver hiermee overweg kan en een e-mail adres bezit. Zonder e-mail adres kan er niet gevoetbald worden (klink raar maar is waar)
Kunnen we niet flexibel zijn en ook de blauwe KNVB overschrijvingsformulieren of oude inschrijfformulieren aannemen om in te schrijven?
 
Neen, dat is zeer af te raden. Allereerst bevatten deze formulieren (of bierviltjes) onvoldoende informatie om de inschrijving af te handelen, ook is de informatie die er wel op staat vaak verouderd (zoals GSM en e-mail adres). Ten tweede hebben deze formulieren de neiging kwijt te raken zoals "afgegeven aan de bar", "gegeven aan de CvO", "in het postbakje gelegd" en andere smoezen die gebruikt worden om hoger op de wachtlijst te komen of de procedures te omzeilen. 
Ad *2)   Waarom altijd op de wachtlijst? Als er plaats is kan er toch onmiddellijk in een team geplaatst worden?
De reden waarom er altijd eerst op de wachtlijst geplaatst wordt is dat plaatsing in een team meer stappen nodig zijn dan op het eerste gezicht blijkt. Ten eerste moet de lettercoordinator een plaats vinden en dit bespreken met de teamleider, daarna moet gecontroleerd worden of het lid bij het team past door een kennismakingsgesprek, dan moet gechecked worden of er wellicht een overschrijving voor de KNVB nodig is. Het komt regelmatig voor dat inschrijverts hun oude club vergeten zijn te vermelden. Met andere woorden: het duurt even voor het zover is en in die tijd zou de inschrijvert kwijt kunnen raken als hij niet op de wachtlijst terecht gekomen is. Kwestie van administratieve hygiene.
 
Waarom kan een inschrijver van buiten ons verzorgingsgebied niet gewoon geweigerd worden? Heeft toch geen kans om lid te worden?
 
De vraag is niet correct en is in strijd met de anto-discriminatie wetgeving. Zodra de wachtlijst met inschrijverts uit het verzorgingsgebied leeg is, komen de inschrijvers die buiten het verzorgingsgebied wonen aan de beurt. Wel is duidelijk dat voor de jeugdspelers dat laatste wel eens lang kan gaan duren. 
Ad *3)   Welke klachten zijn er dan zoal?
De meeste klachten zijn de lange wachttijd of het feit dat men niets hoort op een inschrijving. Hiermee proberen sommigen argumenten te verzinnen om sneller aan de beurt te zijn. "Ik heb drie jaar geleden ingeschreven, maar ik hoor maar niets" is vaak gehoord. Ook zaken zoals "ik heb met de voorzitter / verenigingsmanager / bestuurslid / barpersoneel / trainer / teamleider afgesproken dat ik volgende week mee mag doen" kunnen alleen ontzenuwd worden als we een eenduidige procedure hebben en ons allemaal daaran houden en deze procedure begint nu eenmaal met EERST VIA HET WEB INSCHRIJVEN en niets anders.