Inleiding Spelers Administratie
 
Deze pagina en de pagina's die hierop volgen beschrijven de procedures, werkmethoden en besluiten die te maken hebben met hoe en wat van de veldvoetbalspelers in de diverse administraties zijn opgenomen.
 
Waarom dit alles?
 
De eerste vraag die opkomt bij het onderwerp SpelersAdminstratie of dat wel zo nodig is al die procedures enzo?
 
Het antwoord is tweeledig. 
Teneerste de omvang van het spelersbestand (nu circa 1500 spelers). Met deze omvang is het aantal mutaties evenredig en dat betekent dat er circa 7% afmeldingen zijn, ongeveer 10% aanmeldingen en nog circa 10% mutaties in adres, telefoonnummers en email adressen. Dus circa 300 bewerkingen per jaar. Als die niet deftig geadministreerd worden dan is het binnen de kortste keren een chaos met als gevolg dan niemand meer weet wie er speelt, wie er contributie betaalt en wie op de wachtlijst staat.
 
Het tweede argument is dat er verschillende administraties zijn, die elk opzich zelf staan en die "met de hand" gesynchroniseerd moeten worden.
 
De administraties
 
Deze administraties zijn:
  • De LedenAdministratie [LA] van USV Hercules. Deze admi bevat alle leden van onze omni vereniging en wordt gebruikt om verzendingen en contributies te regelen. Deze admi bevat de hiervoor strikt noodzakelijke gegevens.
  • De KNVB administratie, die bijgehouden wordt in het Sportlink programmapakket. Deze admi bevat alle competitiespelers en de officials die bij de KNVB aangemeld moeten zijn. Hierin zijn dus niet opgenomen de spelers in de champions league en de veteranen bijvoorbeeld.
  • Het afdelingssecretariaat. De administraties van de veldvoetbalafdeling, bijeengebracht in TINDEL (TeamINDELing) bestand en de IVAM modules (Intelligente Voetbal Administratie Module). Deze admi's zorgen voor de synchronisatie tussen de admi's en bevatten gegevens die in de LA en de KNVB admi ontbreken, zoals de teamhistorie van de speler, de vrijwilligersfuncties, de wachtlijst en de oud-spelers.
Naast deze administraties zijn er nog diverse lijsten die (jammergenoeg) elders worden bijgehouden en die van groot belang zijn voor het functioneren van de veldvoetbalafdeling. Voorbeelden hiervan zijn: Teamleiderslijst, Trainerslijst, Scheidsrechterslijst, CvOntvangstlijst enzo. Deze lijsten vallen buiten de scope van de spelersadministratie.
 
Go with the flow
 
Hieronder staan de stappen waarmee de spelersadministratie zich bemoeid. De stappen zijn verder uitgewerkt in de andere documenten op deze website. Op deze wijze krijgt met een overzicht over het proces:
 
 
Het proces begint zodra iemand zich inschrijft bij de afdeling veldvoetbal
     |
    V
Wachtlijst Iedere inschrijver komt op de wachtlijst van waaruit hij gekozen wordt om in een team te gaan spelen
     |
    V
In een team / lid van Hercules Bij het plaatsen van een speler in een team moeten er diverse dingen geregeld worden, zoals contributie, overschrijving van club en spelerspas.
     |
    V
Teamindeling Jaarlijks worden de spelers in de periode mei/juni ingedeeld in de nieuwe teams voor het komende seizoen. Dit proces is omvangrijk en bevat verschillende wegen voor selectie en niet-selectie spelers.
     |
    V
Na verloop van soms zeer lange tijd komt er een einde aan het lidmaatschap van de afdeling veldvoetbal en moet een spelers uitgeschreven worden.