Checklijst Kennismakingsgesprek
 
Het Kennismakingsgesprek is bedoelt om te bepalen of een inschrijver past bij Hercules en in het team waarin plaats is. Ook is het een goede manier om de inschrijver (en zijn ouders) te informeren hoe het allemaal bij Hercules geregeld is.
 
Er is dan ook in het gesprek een tweedeling. In het eerste deel bepaald de LC de geschiktheid, als dat positief is dan kan doorgegaan worden met het tweede deel waarin we Hercules verder voorstellen
 
Uitnodigen voor kennismakingsgesprek
 
De LC nodigt per telefoon de speler en een van zijn ouders (ABCDEF Jeugd) uit om op gesprek te komen. Bevestiging via een e-mail. Verzoek mee te nemen: paspoort of id kaart (>16 jaar), overschrijvingsformulier en spelerspas, voor zover relevant.
 
Deel 1, Wel of niet Toelaten
 
Hercules is een Vereniging (een groep mensen met een gezamelijk doel) en kan en mag wettelijk bepalen welke leden zij toelaten. Er bestaat geen wettelijke verplichting om iemand toe te laten of iemand te informeren over de reden dat wij van toelating afzien. We moeten ons echter wel aan de anti-discriminatie wetgeving houden die bepaald dat men geen onderscheid tussen mensen mag maken op grond van geloof, afkomst, sexe of seksuele geaardheid. Wat dan wel mag is moeilijk in meetbare en duidelijke grenzen vast te leggen. Een vaak gebruikt criterium voor niet toelating is dat  "er in redelijkeheid niet van Hercules verwacht mag worden dat iemand lid wordt" of "dat toelating van iemand leidt tot een onredelijke belasting/overlast van Hercules"
 
Om dat te kunnen beoordelen ontvangen wij de inchrijverin het Hercules paviljoen, indien het een jeugdspeler betreft dan is ook een van zijn ouders/verzorger uitgenodigd. 
  1. Als iemand komt zonder zijn ouders, is dat al een reden om tot niet toelating te besluiten. Wij vinden dat spelers (of hun ouders) een bijdrage moeten doen bij de organisatie van Hercules. Ouder afwezigheid duidt om niet betrokken zijn en dus geen bjdrage. Bij A junioren of bijzondere gevallen kan het anders liggen, maar dat moet dan in hetgesprek blijken.
  2. Wat is de reden dat men bij Hercules wilt komen? Als dat is om zo snel mogelijk bij PSV te komen, of dat men uitsluitend in selectieteams wilt spelen, is dat reden om van toelating af te zien.
  3. Wat is de reden dat men zijn oude club verlaat? Als dat een onduidelijke reden is, of alleen prestatie gedreven dan is het zinvol om een referentie te vragen en deze na het gesprek na te trekken (gesprek stop dan na deel 1). Heeft iemand zijn overschrijvingsformulieren en spelerspas meegenomen zoals dat bij de uitbnodiging gevraagd is.
  4. Spreekt de speler/ouder acceptabel Nederlands? Bij zeer slecht Nederlands wordt het moeilijk instructies en informatie tot zich te nemen. Uitzondering kan zijn dan men pas onlangs in Nederland is. bv Asielzoeker, maar die worden vaak begeleid door een welzijnswerker of vrijwilliger.
  5. Heeft speler/ouder de beschikking over e-mail en/of internet. Bij Hercules kan men alleen goed functioneren indien men de meldingen via de Hercules Nieuwsbrieven en ARGO niet kan ontvangen.
  6. Is de informatie die ingevuld is bij inschrijving correct? Controleer voor en achternaam, geboortedatum en voor >16 jaar het paspoort/ ID kaart. Komen hierbij rare zaken aan het licht dan is waakzaamheid geboden.
  7. Is het beroep goed ingevuld?, kunnen wij een beroep doen op de speler/ouder voor zaken op het vlak van zijn beroep? Wil een zelfstandige sponsor worden?
  8. Er zijn 2 vragen over vrijwilligersfuncties, een gesloten vraag ( kies uit een lijstje)  en een open vraag (wat zou u willen doen? Bij de gesloten vraag is "meewerken aan een activiteit" een ontsnappings antwoord. Een antwoord op de openvraag van "rijden naar uitwedstrijden" is ook een fout antwoord (het is niet de verantwoordelijkheid van Hercules om te zorgen dat de speler bij zijn wedstrijd komt. Als de ouders onderling iets willen organiseren dan is dat goed, maar geen invulling van de vrijwilligerstaak).
  9. Non-verbale signalen. Agressief of asociaal gedrag, niet luisteren van een kind naar zijn ouder, lijfgeuren en verzorging
Bij dit gesprek over bovenstaande zaken moet duidelijk worden of we deze speler en zijn ouder bij de club willen hebben.
 
Keuze maken wel of niet toelaten
 
De LC staat nu voor de afweging om het gesprek te beeindigen of door te gaan naar deel 2.
 
Keuze: niet toelaten. De inschrijver wordt verteld dat Hercules hem niet zal toelaten.  / Het beter is als hij geen lid wordt /  Bij zijn eigen club blijft. De LC meldt aan de AS dan de wachtlijster afvalt.
 
Keuze: nader overleg nodig. De inschrijver wordt verteld dat nader overleg nodig is, met het bestuur die een beslissing moet nemen over toelating / een referentie nagetrokken moet worden. / gevraagd moet worden aan de teamleider of hij een speler erbij kan hebben./ enz.... . De LC overlegt dan met bestuur en kan dan via e-mail /telefoon de inschrijver uitslag geven en eventueel een nadere afspraak maken voor deel 2 van het kennismakingsgesprek. 
 
Keuze: Toelaten, LC begint nu met deel 2
 
Deel 2, kennis maken met Hercules
 
De LC stelt nu dat de speler ingeschreven gaat worden en verteld / laat zien hoe het bij Hercules geregeld is. De volgende zaken kunnen / zouden aan de orde moeten komen:
 
Rondleiding Hercules.   Wat is waar, velden 1/3, 4-6. 7, Kleedkamers (wat doen we daar, wat doen we niet), Commisie kamer, Bestuurskamer, Aankondigings bord.
 
Hoe gaan de trainingen?   Waar en wanneer, welke uitrusting, op tijd komen, afwezigheid, niet te lang wachten voordat men opgehaald wordt, drinken, inhoud trainingen, trainer, doel van de training.
 
Hoe gaan de wedstrijden?  Programma, commissie van ontvangst, verzamelen, rijden, op de fiets naar Hercules, uitrusting, waar te koop, naam in kleding zetten, trainingspak, tas, bal, bidon, drinken, gezamelijk voorbespreken, gezamelijk douchen, napraten in kantine, altijd aanwezig zijn, afgelastingen, zaalprogramma.........
 
Wat moet de speler/ouder wel of niet doen? Aanmoedigen, niet voorzeggen, geen commentaar leiding, teamledier of assistent wordem, fouten maken moet, is gastheer bij thuiswedstrijden, is gast bij uitwedstrijden, gezamelijk rijden, Houd Hercules Heel, de scheids i sook een mens en vrijwilliger,  .....
 
Wat gaat de speler/ouder doen voor Hercules?, Wanneer kunnen we terug bellen om verder te vragen als men het nu niet weet.?
 
Wat is er nog meer te doen bij Hercules? anders sporten, andere activiteiten (klaverjas, bridge.....)
 
 
Afsluiting!
 
de LC  meldt aan het afdelings secretariaat (NIET aan de Ledenadministratie) wat er met de inschrijver gebeuren gaat en vertelt de speler/ouder de procedure:
 
  1. Inschrijving wordt geregeld,  men ontvangt een acceptgiro voor inschrijfgeld en contributie.
  2. Speler/ouder moet overschrijving regelen. pas spelen/ trainen als dat in orde is.
  3. geen overschrijving nodig dan wordt verteld welk team en wie teamleider.
  4. Spelerspas (senioren, ABCD) moet worden aangevraagd. Pasfoto insturen (altijd).
  5. Speler/ouder moet zich abonneren (gratis) op ARGO en de Sport (jeugdvoetbal) via de website.